Création d’un Logiciel Sur-Mesure

Objet et besoin client:

La société Avec Maestria organise des sessions de formation auprès d’entreprises et des salariés dans plusieurs villes en région parisienne, Hauts de France et Lorraine, …

Elle souhaite mettre en place une application métier afin de gérer des sessions de formation et de suivi des stagiaires.

Voici les caractéristiques techniques :

• Gestion d’environ 500 sessions de formation par an.
• Gestion d’environ 8000 prospects et stagiaires par an.

Une seule application dupliquée sur 3 sites car des utilisateurs distincts :

• Savigny sur Orge
• Dunkerque
• Calais

L’application permettra le suivi des sessions de formation à partir d’un calendrier intégré, le suivi des prospects et des stagiaires, l’envoi des convocations par mail, l’édition de documents de formation (la feuille d’émargement de la session de formation, l’attestation de formation, la certification, les codes E-Learning).

Cette application devra être accessible à distance sur plusieurs sites et par environ 10 personnes.

Principales fonctionnalités sont à intégrer :

• L’envoi automatique des convocations par mail
• La liste des stagiaires par session et par couleur
• La gestion du calendrier des sessions
• Gestion multipostes

Proposition de réalisation :

Le développement de votre application métier sera réalisé par nos soins avec l’application Claris FileMaker Pro V19.

Cette application est un outil de développement avec une architecture de type client serveur. Cette solution nécessite l’utilisation d’un poste dédié à Claris FileMaker Serveur. L’accès au serveur est limité par le nombre de licences que vous aurez acheté (10 licences).

Claris FileMaker fonctionne en réseaux hétérogènes, vous pouvez donc mixer des unités centrales PC et Apple.

Cette solution sera construite autour d’une base de données relationnelle reliant les contacts (prospect et clients) aux sessions de formations concernées.

1°) Une table sera dédiée aux Contacts, elle aura pour but de répertorier les prospects avec les informations les concernant (adresse, téléphone, entreprise, budget, droit formation …).

Elle permettra le suivi, les changements de statut ainsi que les relances commerciales éventuelles.

Des états récapitulatifs pourront être générés : Nombre de sessions suivies par personne, par entreprise ou regroupées par date. Des alarmes visuelles pourront être ajoutés selon les besoins (relance à faire, formation précédentes abandonnée, proposition à refaire …)

2°) Une table sera dédiée aux sessions de formation.

Elle regroupera les informations propres à chaque session (lieu, date, contenu, formateur …)

Le suivi des sessions permettra de suivre l’évolution de la session jusqu’à sa réalisation ou encore la « note » donnée par les élèves…

Des états regroupant les participants de chaque session seront bien sur proposés.

3°) Une table liée au 2 précédentes regroupera les « dossiers de formations » .

Chaque élève participant à chaque session s’y verra donc créer une fiche unique.

Cette fiche reprendra les éléments du contact et de la session afin de générer et de conserver tous les documents nécessaires (convocation, attestation …)

Les documents pourront être imprimés ou générés en PDF puis envoyés par eMail.

Le suivi de documents et leur accusé de réception pourra être géré dans cette table à l’aide de marqueurs de couleur ou encore d’alertes automatiques.

Des états par états et par date pourront être générés afin de suivre facilement les relances quotidiennes.

Cette fiche comportera aussi le champ de certification ENI et un script permettra de les importer automatiquement sans risque d’’erreur de saisie.

Des alarmes visuelles pourront aussi être appliquées en fonction des dates de fin d’événements.

L’ergonomie de l’ensemble sera adaptée aux différents modes d’utilisation désirés et aux besoins de saisie avec, par exemple l’utilisation de menus déroulants, de cercles d’options ou de listes conditionnelles et la personnalisation des modèles de formulaires ou de tableaux.

Des comptes utilisateurs seront créés afin de sécuriser les accès et d’assurer le suivi des modifications.

Les droits d’accès aux bases pourront varier en fonction des utilisateurs (lecture/écriture/suppression) et ce dans chaque modèle …

Planifications

Programme du développement :

Début du développement : décembre 2021

Création de la base de données répondant au cahier des charges et aux demandes particulières évoquées lors de notre rendez-vous. Cette première phase concernera le développement, la personnalisation de la base et les modifications à apporter. 

Il sera prévu un ou plusieurs déplacements sur site afin de vérifier ensemble la conformité du développement en lien avec le cahier des charges initial.

Une fois la base finalisée et opérationnelle, alors la mise en production débutera.

Cette deuxième phase consistera à installer les applications serveur et clients sur les postes informatiques présents et aux tests pratiques en situations réelles. 

Il sera prévu également une prise en main avec l’administrateur de la base de gestion sur le fonctionnement de celle-ci.

Produit livré : fin Mars 2022